Als Teil des Finance-Teams stellt die Fachabteilung Zölle & Verbrauchsteuern die rechtskonforme Abwicklung aller zoll- und verbrauchsteuerrechtlichen Prozesse sicher und leistet damit einen wesentlichen Beitrag zur internationalen Warenbewegung unseres Unternehmens. Mit Fachkompetenz, Sorgfalt und Verantwortungsbewusstsein sorgt das Team für reibungslose Abläufe und schafft die Grundlage für nachhaltigen Unternehmenserfolg.

Wir suchen ab sofort dich, als motivierte*n und detailorientierte*n Sachbearbeiter*in (m/w/d) zur Unterstützung der Fachabteilung bei der systematischen Pflege von Daten, Protokollen und betrieblichen Unterlagen. Dein Schwerpunkt ist die saubere Dokumentation, strukturierte Ablage, Fristen-/Statusnachverfolgung sowie Excel-basierte Aufbereitung von Daten aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen.

Datenpflege & Protokollführung:

• Du pflegst und aktualisierst alle relevanten Excel-Listen / Master-Tabellen (Daten konsolidieren, bereinigen, versionieren) und sorgst so für eine laufende, aktuelle Dokumentation
• Du führst und pflegst verschiedene Protokollen nach Vorgaben (z. B. Bewegungs-/Vorgangsprotokolle, Übergabeprotokolle, Änderungs-/Korrekturprotokolle)
• Du bist im regelmäßigen Austausch mit anderen Teams (z. B. Lager/Logistik/Produktion/Verwaltung/Finance), sammelst relevante Informationen und führst Plausibilitätschecks durch (Vollständigkeit, Doppelerfassungen, fehlende Belege)
• Du kennzeichnest und dokumentierst Abweichungen/Unklarheiten im laufenden Tagesgeschäft ("fehlt", "unplausibel", "bitte klären") und kümmerst dich um deren Nachverfolgung

Dokumentenbearbeitung & Aktenführung:

• Du kümmerst dich um die systematische Ablage/Archivierung von Unterlagen (E-Mails, Schreiben, Verträge, Nachweise, interne Dokumente) nach definierter Struktur
• Du klassifizierst neu eingehende Dokumente (z. B. Anfrage, Rückfrage, Fristsetzung, Ergebnis/Feedback, interne Freigabe) und ordnest diese entsprechend zu
• Du pflegst ein Dokumenten- und Vorgangsregister (Aktenzeichen/Referenz, Datum, Betreff, Status, zuständig, nächste Schritte).
• Du erstellst Anlagenverzeichnisse und stellst Dokumentpakete zusammen (PDFs bündeln, korrekt benennen, Reihenfolge/Versionen prüfen)
  

Fristen- & Aufgaben-Tracking: 

• Du pflegst einen Fristen- und Status-Tracker (Termine, Verantwortlichkeiten, Priorität, Erledigungsstatus)
• Du bleibst bei offenen Punkten aktiv am Ball und eskalierst die Themen bei Fristrisiko an deine Führungskraft
• Du führst Kurzprotokolle zu Absprachen/Telefonaten/Meetings (Wer? Was? Bis wann? Nächster Schritt?)

Excel-Auswertungen & Reporting (nach Vorgabe):

• Du erstellst standardisierter Auswertungen/Übersichten (Filter, Pivot, Summenlogik, XVERWEIS).
• Du bereitest wöchentliche Statuspakete zu offenen Punkten/Fristen, Datenständen, Fehler-/Klärlisten und Dokumentenständen vor